Vel skipulögð innkaup bæta samkeppnisstöðu

 

Kannanir hafa sýnt að of mörg smærri eða meðalstór fyrirtæki skipuleggja innkaup sín ekki nægilega vel, sem hamlar þróun og nýsköpun, er kostnaðarsamt og veikir samkeppnisstöðu.

 

Best reknu fyrirtæki heimsins í dag reka sínar eigin innkaupa skrifstofur á mörkuðum þar sem þeir sjá tækifæri til að finna lág verð. Í sumum tilfellum nota þau einnig þjónustu sérfhæfðra aðila, enda er markmið þeirra að ná sem bestum innkaupum, óháð því hvernig það er gert. Hlutu af því að nota þjónustu margra aðila bætir oft vöruúrval og styrkir samkeppnisstöðu.

 

Smærri og millistór fyrirtæki hafa oft ekki getu til þess að reka sína eigin innkaupaskrifstofur, því leita þau oft eftir þjónustu sérhæfðra aðila á þessu sviði. Við mælum með að öll fyrirtæki taki til skoðunar innkaupastefnu sína og leiti leiða til að bæta hana, þar leynast oft miklir sparnaðarmöguleikar.

 

Sérþekking og reynsla

 

Við störfum með erlendum leitaraðilum sem hafa veitt innkaupaþjónustu í fjölda ára (frá 2004), þjónustað stóra viðskiptavini í Evrópu og USA, og flutt á milli landa þúsundir gáma árlega.

 

Sérhæfing

 

Séhæfing er nauðsynleg  til að tryggja sem besta þjónustu, því sérhæfum við okkur í ákveðnum viðskiptum.

 

Innréttingar og tækni fyrir fyrirtæki, stofnanir og hótel

 

Hótel

 

Sjónvörp, minibarir, öryggishólf, rúm og lín, o.m.fl.

 

Fyrirtæki

 

Sjónvörp, skrifborð, stólar, kynningarefni, o.m.fl.

 

Stofnanir

 

Rúm og lín, o.m.fl.

 

Byggingarmarkaðir

 

Gólfefni, gler, ljós, o.m.fl.

 

Umbúðasalar

 

Plastumbúðir, pappaumbúðir, gler og álumbúðir, o.m.fl.

 

Olíusalar

 

Biodiesel og ethanol

 

Iðnaður

 

Allt úr stáli, áli, járni, vélbúnaður, o.m.fl.

 

Vefnaðarvörusalar

 

Teppi, lín, o.m.fl.

 

Verslanir

 

Gínur, innréttingar, o.m.fl.

 

Mismunandi aðferðir við innkaup

 

Það er þekkt að í dag er hægt að fara inn á ýmsar sölusíður á netinu og finna framleiðendur. Sú þekktasta er Alibaba.com. Við vörum við að kaupendur noti þessa aðferð án þess að kynna sér vel við hverja þeir eru að eiga. Á Alibaba er fjöldinn allur af misgóðum framleiðendum. Margir sem við höfum haft samband við hafa brennt sig á slíkum kaupum. Þeir pöntuðu vöruna, greiddu hana og fengu svo ekki það sem beðið var um. Þetta er röng aðferð. Alltaf verður að gera áreiðanleikakönnun og verksmiðjuúttekt á fyrirtækinu áður en viðskipti eru gerð.  Senda prufur og fá prufur. Að lokum verður að gera gæðaúttektir, oft er betra að fara í verksmiðju tvisvar, fyrst til að gæta að því að verksmiðjan sé að framleiða það sem beðið var um, og síðar að taka út vöruna áður en hún fer í gám. Þekkt er að Kínverjar telja sig ekki skuldbundna til að bæta tjón eftir að varan hefur farið til kaupanda. Því er mikilvægt að kaupandi tryggi að varan sé í lagi áður en hún fer frá verksmiðju. Lög í Kína taka mjög fast á því ef verksmiðja afgreiðir ekki umbeðið magn, aftur á móti getur verið tafsamt að fá bætt mistök í gæðum.

 

Magn innkaupa

 

Vegna góðra sambanda um allan heim getum við afgreitt smærri pantanir (part load), en hagstæðara er að kaupa meira magn.

 

Greiðsluskilmálar

 

Greiðsluskilmálar eru mismunandi eftir því hvaða vöru við kaupum. Þessir eru þeir helstu:

 

30% við pöntun og 70% við afgreiðslu í flutningsfar. Við vörum við að greiða síðari greiðslu nema að gerð hafi verið gæðakönnun á vörunni og magn kannað.

 

Confirmed Letter of Credit fyrir allri upphæðinni sem leysist út við afgreiðslu í flutningsfar eða við komu til landsins. 

 

Mjög sjaldséð er að greiða alla upphæðina fyrirfram, og vörum við alla við því. 

 

Flutningur

 

Flutningur er í flestum tilfellum skipaflutningar. Kostnaður við 20 feta gám frá Kína er um 4000 usd. og 40 feta gám um 6000 usd.

Gæta verður að því að erlend skipafélög séu með gámaskiptasamning við íslensk félög, að öðrum kosti getur verið kostnaðarsamt að umskipa vörunni í gáma innlendra félaga í erlendri höfn eða ef gámur erlenda félagsins er sendur til Ísland, þá má gera ráð fyrir verulegum kostnaði við að senda hann til baka. Gæta verður að því að ef um hættuleg efni er að ræða að fá sérstakt vottorð fyrir skipafélagið og kostnaður er alltaf meiri við slíka flutninga. Flutningstími frá Kína er allt að 6 vikur.

 

Afgreiðslutími

 

Afgreiðslutími er í flestum tilfellum 30 dagar frá pöntun. Má gera ráð fyrir að um vika fari í greiðslur og önnur vika fari í gæðaúttektir. Svo má einnig gera ráð fyrir að skipaflutningar séu ekki þann dag sem gámur er tilbúinn, því má gera ráð fyrir allt að 7 vikna afgreiðslufresti í flutningsfar frá staðfestingargreiðslu. 

 

Upprunavottorð

 

Alltaf er krafist upprunavottorða. Ef kaupandi vill fá niðufelldan toll samkvæmt nýjum fríverslunarsamningi við Kína, þá verður hann að framvísa upprunavottorði.

 

Tollar

 

Samkvæmt nýjum fríverslunarsamningi við Kína eru engir tollar á vörur fluttar til landsins, nema ákveðnar landbúnaðarvörur.

Vörugjöld verða felld niður frá 1. janúar 2015.

 

Gæðaúttektir

 

Það verður ekki of oft sagt að gæðaúttektir eru mikilvægasti hluti innkaupa. Fyrst viljum við nefna úttektir á fyrirtækjum áður en viðskipti hefjast, og síðar úttektir vörunnar áður en hún fer í gám. Eins gæti þurft að krefjast ýmissa vottorða, eins og CE vottunar, Food Grade vottunar, o.s.frv.

 

Samskipti

 

Margir söluaðilar verksmiðja eru ráðnir til starfa vegna enskukunnáttu sinnar, ekki vegna þekkingar á viðkomandi vöru. Þó er það oft svo að enskukunnátta er slök og við það getur skapast misskilningur. Einnig er það oft svo að viðkomandi sölumaður lofar einhverju sem hann getur ekki staðið við, eða að hann þekkir ekki tæknihluta málsins og þarf að leita ráða hjá tæknifólki, það getur verið tafsamt.

Eins verður að gæta að því að fyrstu verð sem eru byggð á lýsingu á vörunni geta oft breyst verulega þegar verksmiðja fær prufur í hendurnar. Til að leysa þennan vanda er best að hafa innfæddan aðila til að tryggja fullan skilning.

 

Þóknun okkar

 

Allt ofangreint er hluti af þjónustu okkar. Við erum tilbúnir að finna vörur fyrir fyrirtæki án kostnaðar fyrir viðkomandi.

Við sjáum um allan kostnað vegna leitar, samninga, prufusendinga, áreiðanleikakannana, verksmiðjuúttekta, vottana, gæðaeftirlits og umsýslu. Við leitum að þeim verðum og gæðum sem viðskiptavinurinn óskar eftir. Gjald okkar er innifalið í söluverði FOB. Í mörgum tilfellum erum við í tengslum við trausta aðila og þá er leit óþörf.

 

Val á framleiðslulandi 

 

Við val á framleiðslulandi þarf að gæta að mörgu. Við verðum að taka tilliti til hvaða vöru við leitum að, afgreiðslutíma og annars er skiptir máli fyrir viðskiptavininn.T.d. mælum við ekki með að fyrirtæki, sem þurfa að vera í miklu samstarfi við framleiðendur vegna þróunarstarfs, kaupi vörur frá vanþróðuðum mörkuðum í fjarlægum heimsálfum. Þá mælum við með að viðkomandi leiti að framleiðendum með mikla reynslu af viðkomandi vöru, þar sem menningarmunur er ekki mikill, samskiptaleiðir auðveldar og flutningstími ekki of langur. Við mælum ekki heldur með að leita að ákveðnum vörum á sumum mörkuðum vegna skorts á sérþekkingu, hás hráefniskostnaðar, hás kostnaðar vinnuafls, langs afgreiðslutíma, o.s.frv.

 

Kína hefur síðustu áratugi haft yfirburði á önnur lönd vegna lágs verðs. Gæðamál hafa batnað eftir því sem verksmiðjur hafa náð meiri þjálfun og þekkingu á kröfum vesturlandabúa. Í Kína eru framleiddar mikið af þeim vörum sem við notum daglega. Þar á meðal símar, tölvur, sjónvörp, og annað sem við þekkjum. Sagt er að enginn á vesturlöndum komist í gegnum daginn án þess að nota vörur sem eru framleiddar í Kína. Kína hefur fengið nafnið verksmiðja heimsins.

 

Þau ár sem við höfum leitað að vörum fyrir viðskiptavini okkar hefur Kína oftast orðið fyrir valinu. Það er mest vegna þess hve þjálfaðir þeir eru í framleiðslu, útflutningi, og fjöldi verksmiðja er mikill. Önnur lönd Asíu hafa ekki náð sama stigi sérhæfingar og þau líða fyrir skort á þekkingu á útflutningi og fjöldi verksmiðja er ekki sá sami.

 

Kína er þróað land þegar kemur að framleiðslu, og oftast má treysta gæðum. Hinsvegar eru alltaf svartir sauðir inn á milli og því gætum við fyllstu varkárni við innkaup frá Kína. Gæta verður að því að Kína er stórt landi og því verða menn að gæta að því að á sumum svæðum Kína er ekki mikil þekking á framleiðslu. Kína er semsagt komið mislangt í þróun. Einnig eru svæði misdýr, og sérhæfð í ákveðinni framleiðslu. Það orsakast af því að á sumum svæðum hófu Kínverjar útflutning fyrir löngu síðan á ákveðinni vöru, og eins vegna nálægðar við hráefni og ódýrt vinnuafl.

 

Við bendum einnig á að mörg lönd utan Kína bjóða upp á betri verð á ákveðnum vörum og í ákveðnum tilfellum mælum við ekki með innkaupum frá Kína vegna skorts á sérþekkingu á framleiðslu, hráefni er of dýrt, eða varan er ekki vinnuaflsfrek. Einnig bendum við á að afgreiðslutími er langur í Kína, þannig er einnig farið með önnur lönd Asíu. Framleiðslutími er oftast 4 vikur, það má gera ráð fyrir allt að 2 vikum í að afgreiða greiðslur og gera gæðaúttektir. Flutningstími er allt að 6 vikur. Afgreiðsla á vöru úr tolli á Íslandi tekur oft ákveðinn tíma, allt að viku. Samtals má gera ráð fyrir allt að 13 vikna afgreiðslutíma. Kaupendur verða einnig að gera ráð fyrir bindingu fjármagns. Í flestum tilfellum óska framleiðendur (Asía) eftir 30% staðfestingu við pöntun og 70% við afgreiðslu. Því bindur kaupandinn fjármagn í langan tíma áður en hann fær greitt fyrir vöruna.

 

Kína og Hong Kong

 

Kína - verksmiðja heimsins - þar leynast mikil tækifæri til innkaupa á hagstæðum verðum.

 

Eftir undirritun fríverslunarsamnings á milli Íslands og Kína og Hong Kong þann 1. Júlí 2014 geta íslendingar verslað tollfrjálst hinar ýmsu vörur frá Kína, að undanskildum ákveðnum landbúnaðarvörum. Gera má ráð fyrir að meðaltali um 10 til 20 prósenta lækkun á vörum frá því sem var fyrir gildistöku samningins á öllum vörum sem koma frá Kína og voru áður tollskyldar. Til þess að vara fái niður­fell­ingu á toll­um þarf hún að vera flutt beint á milli Íslands og Kína, en þó er um­skip­un leyfi­leg. Einnig þarf upprunavottorð að fylgja. Framleiðendur geta gefið sjálfir út upprunavottorð en þeir verða að vera  með útflutningleyfi til þess. Íslenski tollurinn er með database þar sem þeir geta fundið númer þeirra, en oft finnst það ekki, því ráðleggjum við öllum að fá stimpil frá Kínverska tollinum á upprunavottorðið. Ef vara er keypt t.d. í Evr­ópu og send þaðan, en er upp­runa­lega frá Kína, er ekki hægt að nýta samn­ing­inn. Samningurinn vissulega opna dyr fyrir einstaklinga og fyrirtæki hér á landi og að hann á, ef allt er eðlilegt, að leiða til þess að vöruverð lækki. Innkaup í Kína bjóða þannig upp á ýmis tækifæri. Ný fyrirtæki geta hafið innkaup á ódýrum vörum, og eins þau sem eru til staðar bætt innkaup sín verulega. Til viðbótar munu öll vörugjöld verða felld niður frá 1. janúar 2015.

 

Kínversk menning og viðskiptahættir

 

Kína á sér um það bil 5000 ára sögu og eru Kínverjar stolt þjóð sem ber virðingu fyrir hefðum. Í stuttu máli má lýsa viðskiptaumhverfi og menningu Kínverja þannig:

 

• Þeir eiga erfitt með að þola óvissu og margræðni, þeir eru ágreiningsfælnir og hafa mikla þörf fyrir samhljóm, sem getur haft áhrif á frumkvæði. Þeir og þá helst yngsta kynslóðin leggur mikla áherslu á árangur og velgengni og þeir eru vinnusamir og sparsamir, en krefjast ekki skjóts gróða, heldur leggja áherslu á langtímaárangur og traust samstarf. Fjölskyldan og vinir eru þeim mikilvægir og þeir bera virðingu fyrir aldri og yfirboðurum. Heiður og orðspor er þeim mikilvæg og þeir meiga ekki missa andlitið. Kínverskt samfélag hefur búið við mikinn hagvöxt síðustu áratugi sem hefur bætt lífsgæði, samtímis hefur samkeppni aukist mikið og það hefur komið niður á hefðbundnum gildum, og hætt er á að slík samkeppni kalli á spillingu. Hefðbundin gildi eru þó enn til staðar sem blandast hinum nýju.

• Vinna þarf markvisst að því að byggja upp langtímasambönd við rétta aðila og þá sem næstir eru í valdastiganum þar sem Kínverjar vantreysta oft ókunnugum.

• Mikilvægt að „réttur andi“ og gagnkvæmur skilningur ríki milli manna í samningum, vegna tilhneigingu Kínverja til þess að endursemja.

• Varðandi samningagerð, er gott að hafa í huga að spila ekki út öllum spilunum í byrjun, til þess að eiga möguleika á að geta gefið eitthvað eftir á lokasprettinum, sem styrkir heiður kínversku samningamannanna.

• Mikilvægt er að gefa sér góðan tíma þegar kemur að viðskiptum í Kína og fara varlega í meðhöndlun ágreinings, m.a. vegna mikillar áherslu á heiður og orðspor, það er ekki auðveldlega aftur tekið að niðurlægja Kínverja opinberlega. Gott er að geta leyst ágreining án þess að þurfa fara með hann fyrir dómstóla.

• Mikilvægt er að hafa gott kínverskt starfsfólk sem getur hjálpað til við skilning og þekkja þolmörk viðsemjenda. Gott er að ráða Kínverja með reynslu af Vesturlöndum og vestrænum háttum.

• Vegna skorts starfsmanna á frumkvæði er nauðsynlegt að gefa starfsfólki mjög nákvæmar leiðbeiningar um hvað skuli gera.

• Hvað varðar framleiðslu í Kína er stöðugt gæðaeftirlit mikilvægt. Einnig verður að gæta þess að keyra ekki verð það mikið niður að það geti ekki annað en komið niður á gæðum.

• Oft má reikna með flóknum samningaviðræðum. Kynningu og innleiðingu, sjálfum samningaviðræðunum og eftirsamningum, þar sem samið er um smærri atriði sem koma upp í framkvæmdinni. Þeim er illa við nákvæmlega orðaða samninga, enda byggja viðskiptasambönd þeirra á trausti. Því er undirskrift undir samninga aðeinsvísbending um það að þeir vilji byggja upp langtímasamband, en þeir geta brotið samninga ef traust brestur.

• Rétt er að ítreka að það sem mestu máli skiptir er að kynna sér vel kínverska menningu og samfélag og nýta sér alla þá alla hjálp sem í boði er.

• Ómögulegt er að alhæfa um nokkuð svo stórt og fjölbreytt sem Kína, vegna þeirra andstæðna sem alltaf má finna þar. Mikilvægt er þó að taka tillit til kínverskra hefða án þess að hvika frá eigin gildum. Einnig skyldu menn forðast að dæma aðra menningu út frá sinni eigin menningu. Kína er enn land tækifæranna en best er að nálgast viðskipti þar með varfærinni bjartsýni.

 

Leitarsvæði okkar spannar þó allan heiminn og við höfum í mörgum tilfellum fengið góð tilboð frá öðrum Asíulöndum, Austur Evrópu og Suður Ameríku.

 

Þau lönd sem eru vaxandi og við munum fylgjast með eru:

 

Indland fer vaxandi og er spennandi land til að leita að ódýrum vörum. Indverjar eru vel menntaðir, tungumálavandamál eru ekki til staðar eins og í Kína, og þeir hafa skilning á kröfum vesturlanda, eru áhugasamir að byggja upp útflutning og langtímasambönd við viðskiptavininn. Hinsvegar er Indland margbreytilegt land og flókið að gera þar viðskipti vegna mismunandi menningarsvæða. Við mælum því með að kaupendur leiti þjónustu sérhæfðra fyrirtækja við innkaup frá Indlandi.

 

Indónesía, Víetnam, Taíland, Filippseyjar og Kambódía, sem eru minni en vaxandi efnahagssvæði, eru að breyta landslaginu við leit að ódýrum vörum.

 

Nokkur lönd eins og Norður Kórea, Búrma og Nepal eru ennþá ótengt frá hina hnattræna leitarsvæði ódýrra vara.

 

Einnig eru mörg fyrrverandi Austur Evrópulönd spennandi valkostur. Þau eru þó ennþá að ganga í gegnum breytingarferil bæði pólitískan og efnahagslegan. Því er mikilvægt að þekkja vel til aðstæðna á hverjum stað til að geta gert góð viðskipti. Þessi lönd eru iðnvædd með sterkan þjónustusektor, en oft er landbúnaður stór hluti af efnahag þeirra. Til að tryggja hagkvæm innkaup og skilning á innviðum mælum við með að kaupendur leiti sér aðstoðar sérhæfðra aðila.

 

Tyrkland er á mörkum Evrópu og Asíu og nýtur góðs af því. Tyrkir búa við góða tengingu til Evrópu, sérstakleg í gegnum landa þeirra sem hafa flutt til Evrópu. Kaupendur mega gera ráð fyrir að þeir geti gert góð innkaup í Tryklandi. Tyrkland hefur þó verið að berjast við sömu vandamál og Kína, sveiflur í gengi, mun á milli hinnar ríku Istanbúl og landsbyggðarinnar og hættunnar af að landið verði íslamst í stað þess að búa við lýðræði. Við mælum því með að kaupendur leit þjónustu sérhæfðra aðila við innkaup frá Tryrklandi.

 

Brasilía er einnig spennandi kostur. Landið er auðugt af málmum, landbúnaðarvörur eru fjölbreyttar og mikið úrval af timbri. Til að gera viðskipti við Brasilíubúa er mikilvægt að tala portúgölsku. Því mælum við með að kaupendur leiti sér aðstoðar.

 

Mexikó er þekkt fyrir náttúruauðlindir sínar þar á meðal málma og landbúnaðarvörur. Iðnaður fer samt vaxandi vegna fjárfestinga Amerískra fyrirtæja sem leita eftir ódýru vinnuafli í landinu.

 

Suður Ameríka er rík af náttúruauðlindum, sérstaklega af gulli, demöntum og platínum. Til að stunda innkaup í S-Ameríku er mjög mikilvægt að hafa góðan skilning á innviðum samfélagsins og náttúruauðlindum þess.